Acil Durum Planı

                                                24 GAYRİMENKUL VE GİRİŞİM SERMAYESİ PORTFÖY YÖNETİMİ A.Ş

                                                                    ACİL VE BEKLENMEDİK DURUM PLANI

 

AMAÇ

Bu planın amacı, 24 Gayrimenkul ve Girişim Sermayesi Portföy Yönetimi A.Ş.’nin ,Acil ve Beklenmedik durumlarda müşterilerine, aracı kurumlara, piyasa katılımcılarına ve üçüncü taraflara karşı olan yükümlülüklerini yerine getirme koşullarını, yöntemlerini, prosedürlerini ortaya koymak ve bununla ilgili iş akış prosedürlerini oluşturmaktır.

KAPSAM

Acil ve beklenmedik durum karşısında Şirket çalışanlarının hazırlanan plan çerçevesinde yapacakları işlemlere ilişkin süreçleri kapsar

SORUMLULUKLAR

Yönetim Kurulu

Bu planın onaylanmasından Yönetim Kurulu sorumludur.

Genel Müdür

Bu planın uygulanması için gerekli kaynakların sağlanmasından Genel Müdür sorumludur.

Tüm Çalışanlar

Bu planın uygulamasından tüm Şirket çalışanları görevleri dâhilinde sorumludur.

TANIMLAR VE KISALTMALAR

Acil ve Beklenmedik Durum: Şirket çalışanlarının ve ziyaretçilerin yaralanmasına veya can kaybına neden olabilen, bina ya da bina içindeki donanımlara zarar veren, faaliyetleri kısmen veya tamamen durdurabilen, Şirket’in finansal yapısını tehdit eden planlanmamış olaylar sonucunda şirket yetkilerinin kararlarıyla ilan edilen durumdur.

Acil ve beklenmedik durum nedeniyle, bilgi işlem sistemlerinin devamlılığın sağlanamaması ve/veya meydana gelen hasarın giderilebilmesi için uzun süreye ihtiyaç duyulması, çalışma ortamının fiziksel olarak elverişli olmaması halinde durum tespitinin yapılarak hangi tedbirlerin alınması gerektiği planın uygulanmasından sorumlu kişilerin öncelikli görevidir.

Endüstriyel manada şirketi içinde ve dışında oluşabilecek acil durumlar şu şekilde sıralanabilir:

-Doğal Afetler (Deprem, Yangın vb. afetler)

-Patlama

-Tehlikeli Kimyasal Madde Yayılımı

-İlkyardım ve tahliye gerektirecek olay ve kazalar

-Gıda Zehirlenmesi

-Sabotaj

-Şirket’in veya Şirket’e dışarıdan hizmet sağlayan kuruluşların bilgi işlem ve iletişim sistemlerinin çalışamaz hale gelmesi, izinsiz ve zarar verme amaçlı yapılan elektronik saldırılar, girişler ve virüsler.

Tanımlar

Şirket: 24 Gayrimenkul ve Girişim Sermayesi Portföy Yönetimi A.Ş

Kurul: Sermaye Piyasası Kurulu (SPK)

BT: Bilişim Teknolojileri

ABDP: Acil ve Beklenmedik Durum Planı

  DAYANAK

Bu prosedür, Sermaye Piyasa Kurulu’nun 02.07.2013 tarihli ve 28695 sayılı Resmi Gazete de yayımlanan ‘’Portföy Yönetim Şirketleri ve Bu Şirketlerin Faaliyetlerine ilişkin Esaslar Tebliği’’ 17.madde ve 19.maddesine dayanılarak düzenlenmiştir. Sermaye Piyasası Kurulu düzenlemelerine göre hazırlanmıştır.

 

            İŞ AKIŞ PROSEDÜRÜ

Mali tablolar ve mevcut mevzuat uyarınca tutmakla yükümlü oldukları her türlü kayıt ile kıymetli evrakın basılı olarak ve/veya elektronik ortamda TTK’nın 82’nci maddesi uyarınca saklanması

Şirkete ait veriler, mali tablolar mevzuat uyarınca yükümlü olunan her türlü defter, kayıt ve evrak basılı olarak şirket nezdinde fiziki olarak saklanmaktadır. Ayrıca kayıtların tümü fiziki ortamda yedekleri alınarak korunmaktadır. Kayıtların zarar görmesi ya da kayıtlara erişilememesi durumunda sistemimiz üzerinden yedekleme işlemi aktif hale getirilmektedir.

Şirket faaliyetinin aralıksız sürdürülebilmesine yönelik bilgi işlem sistemlerinin devamlılığının sağlanması, yedeklerinin alınması ve söz konusu elektronik kayıt yedeklerin beş yıl süre ile saklanması

Acil ve beklenmedik durum hallerinde Şirket’in faaliyetlerinin aralıksız sürdürülebilmesine    yönelik olarak bilgi işlem sistemlerinin devamlılığının sağlanması amacıyla Şirket ve fon muhasebe verileri sistemli bir şekilde yedeklenmektedir.

Şirketin internet erişimi Türk Telekom DSL internet hattı üzerinden sağlanmaktadır. Şirket personelleri dizüstü bilgisayar kullanmakta olup, şirket içinde ve dışında meydana gelebilecek elektrik kesintilerinde bulunduğu lokasyonda ki jeneratörler devreye girmektedir.

Şirket içinde yangın dedektörleri ve bu dedektörlere bağlı alarm sistemi bulunmaktadır.

               Mali ve bilgi iletişim altyapısı dahil olmak üzere operasyonel risk değerlendirmesi

Mali anlamda Şirket ve fonların finansal varlıkları saklayıcı kuruluş tarafından muhafaza edilmektedir. Şirket kasasında günlük ihtiyaçları aşan bir nakit bulundurulmamaktadır.

*Personelden kaynaklı operasyonel riskler:

Personelin iş bırakması, vefat ve beklenmedik durumlara karşın; iş sürekliliğini etkileyebilecek, Acil ve Beklenmedik Durum ilan edilmesi sonucunu doğuracak durum olarak tanımlanmıştır. 

Bu durumda aynı birimde bulunan veya onun görevi kendisine tebliğ edilmiş diğer personel görevleri üstelenecektir. Yaşanılabilecek en olumsuz senaryoda birim yöneticileri, kaybedilen personelin görevlerini üstlenecek olup en kısa sürede kalıcı personel istihdamı sağlayacaktır.

*Donanımsal ve Yazılımsal Kaynaklı Operasyonel Riskler

Şirketin sunucularında, server mekanizmasının bileşenlerinde fiziki veya internet sağlayıcısı tarafından meydana gelebilecek arızalarda iş sürekliliğini etkileyebilecek, Acil ve Beklenmedik Durum ilan edilmesi sonucunu doğuracak durum olarak tanımlanmıştır.

Bilgi sistemleri ve Bilişim destek hizmetleri dışarıdan sağlanmakta olup yapılan sözleşme gereği periyodik bakımları düzenli olarak yapılmaktadır.

Hizmet verilen kişilerle alternatif iletişim kanallarının tedariki ve sürekliliğinin sağlanması,

Acil ve beklenmedik durum hallerinde, iletişim kanallarının işlevselliğini tespit ettikten sonra, hizmet verilen kişilerle, personellerle ve müşterilerle telefon ve e-posta yöntemiyle iletişim kurulacaktır.

Şirket ve personeliyle alternatif iletişim kanallarının tedariki ve sürekliliğinin sağlanması,

Şirket personelinin iletişim bilgileri ile ikamet ettikleri adresleri güncel olarak tutulur. Acil ve beklenmedik durum karşısında, alternatif iletişim kanalları kullanılarak personel ile irtibat kurulur. İletişim kanalı olarak mobil telefon cihazları ve elektronik posta kullanılabilir.

Alternatif şirket merkezi ve merkez dışı örgütlerinin tespit edilmesi,

Şirketin bulunduğu binanın acil ve beklenmedik durum sonucunda kullanılamaz hale gelmesi halinde, şirketin sahip olduğu bilgi sistemlerine uzaktan/mobil erişim imkanı mevcut olduğundan, şirket çalışanları, yönetim sorumlusunun belirlediği internet erişimi olan bir lokasyonda çalışmalarına devam edebilir.

Acil ve beklenmedik durumun, karşı tarafa olası etkileri hakkında değerlendirme

Hizmet verilenlere ait varlıkların tamamı portföy saklama kuruluşu ve saklama kuruluşu tarafından saklanmaktadır. Acil ve beklenmedik durum karşısında herhangi bir kayıp olması söz konusu değildir

Kurulun alınan önlemler hakkında bilgilendirilmesi, rutin zorunlu bildirimlerin nasıl yapılacağı

Planın uygulanmasından sorumlu kişiler, acil ve beklenmedik durum ve buna karşı alınan önlemleri ivedilikle Kurul’a bildirir. Planın uygulanmasından sorumlu kişilerin yokluğu halinde Şirket’in mevcut en üst düzey yöneticisinin talimatlarına uyulacaktır. Bildirimler Şirket kayıtlarının yedeklerinin kullanılmasıyla gerçekleştirilecektir.

Şirketçe faaliyete devam edilemeyeceği yönünde karar verilmesi durumunda müşterilerin hesaplarına erişimi ve söz konusu hesapların başka Şirkete devri.

Acil ve beklenmedik durum nedeni ile Şirket’in faaliyetine devam edemeyeceği yönünde yönetim kurulunun karar vermesi durumunda, müşteriler(yatırımcılar) ile müşteri varlıklarının saklama hizmetini yürüten kuruluş bilgilendirilecek ve hizmet verilen söz konusu müşterilerin(yatırımcıların) varlıklarının devri müşteri talimatları doğrultusunda gerçekleştirilecektir.

Dışardan Alınan Hizmetler

Şirket tarafından dışarıdan hizmet alımına ilişkin iş akış prosedürlerini oluşturulmuş olup ve gerekli iç kontrol mekanizmalarını kurulmuştur. Hizmet sağlayıcı kuruluş veyahut kuruluşların sağlayacağı hizmetin istenilen maksimum kalitede gerçekleştirecek düzeyde teknik donanım, altyapı, mali güç, tecrübe, bilgi birikimi ve insan kaynağına sahip olup olmadığı tespit edilerek imzalanan sözleşme kapsamında yürütülür. Dışarıdan alınan hizmetin kesintiye uğraması veya aksaması durumunda, hizmet alınan kurumdan, kesintinin süresi hakkında detaylı olarak açıklama yapması ve kendi acil durum planına göre aksiyon alması beklenir.

Yürürlük

Acil Durum Planın, şirket yönetim kurulu tarafından onaylandığı tarih itibarıyla yürürlüğe girer. Şirketin dışarıdan alım yapacağı hizmetlerle ilgili sözleşmeler imzalandığı zaman, bir sureti karşı tarafa verilir. Ayrıcı bu plan şirketin internet sayfasında yayınlanır ve şirket personelleri ile paylaşılır.